Inscripción y actualización del RUT

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Si te estás preguntando cómo sacar el RUT, o cómo descargar RUT, entre otros trámites relacionados, estás en el lugar indicado, porque te presentaremos todo lo que necesitas saber para estar al día con tu RUT.

En este artículo conocerás cuáles son las funciones del RUT, por qué es tan importante tener RUT y quiénes están en la obligación de tener este documento. También te presentaremos los pasos para realizar tu inscripción RUT, y descubrirás en qué momento, según la DIAN, debes cumplir con este procedimiento.

También tendrás acceso a información relacionada a cómo consultar tu RUT, cómo actualizarlo y mucho más.

Así que te invitamos a leer detenidamente toda esta información.

¿Qué es RUT?

Lo primero que debes saber es que RUT es el Registro Único Tributario. De manera que ante la pregunta sobre qué es RUT se puede decir que es el mecanismo único que permite identificar, clasificar y ubicar a las personas y entidades con la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio.

De igual forma, el RUT identifica, clasifica y ubica a:

  • Los responsables del régimen común
  • Todos los usuarios aduaneros
  • Los pertenecientes al régimen simplificado
  • Los agentes retenedores
  • Sujetos de obligaciones administradas por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN

Cuáles son las funciones del RUT

Saber qué es RUT da una idea de cuáles son sus funciones o para qué sirve el RUT. Sin embargo, es conveniente tener sus funciones bien delimitadas.

En este sentido, el RUT tiene la función de avalar e identificar cuál es la actividad económica ante terceros, con los que se sostiene una relación laboral, comercial o económica en general.

También avala tal información ante los diferentes entes de control y supervisión. Con el RUT es posible conocer cuáles son las obligaciones que se tienen frente al Estado Colombiano.

Otra de las funciones del RUT es permitirle a la DIAN tener información veraz, clasificada, actualizada y 100% confiable sobre todos los ciudadanos que están obligados a inscribirse en el RUT. En el próximo segmento te presentaremos un listado de quiénes están obligados a ello.

Es así como el RUT le permite a la DIAN desarrollar una excelente gestión en material de:

  • Recaudo
  • Control
  • Servicio

Esto facilitará el cumplimiento de las obligaciones cambiarias, tributarias y aduaneras, también ayuda a realizar una simplificación de trámites y reducir los costos de los mismos.

Quiénes deben hacer la inscripción en el RUT

A continuación, una lista de quiénes están en la obligación de hacer su inscripción RUT:

  • Responsables del impuesto al consumo
  • También los responsables del impuesto nacional a la gasolina y a.1 ACPM
  • Los agentes retenedores
  • De igual forma, los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros
  • Los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajeros
  • Los obligados a declarar el ingreso o salida del país de divisas o moneda legal colombiana en efectivo
  • Inversionistas extranjeros obligados a cumplir deberes formales
  • Las sucursales en el país de personas jurídicas o entidades extranjeras
  • Personas y entidades con la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementario de ganancias ocasionales, y demás impuestos administrados por la U.A.E Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN
  • De la misma manera aquellas personas y entidades no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio y las personas naturales y jurídicas del régimen simplificado del impuesto al consumo
  • Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o simplificado

Además de lo mencionado en la lista, también deben inscribirse en el RUT las personas naturales que actúan en calidad de:

  • Representantes legales
  • Mandatarios
  • Delegados
  • Apoderados

Así como los representantes en general que deban:

  • Suscribir declaraciones
  • Presentar información
  • Cumplir otros deberes a nombre del contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante, informante o inversionista extranjero, en materia tributaria, aduanera o cambiaria

Es importante que se tenga en cuenta que los revisores fiscales y contadores, que deban suscribir declaraciones por disposición legal, también están en la obligación de cumplir con la inscripción en el RUT.

Otras personas o entidades que deben hacer inscripción RUT son aquellas no responsables del impuesto sobre la venta, pero que requieren la expedición de NIT cuando por disposiciones especiales estén en la obligación de expedir facturas, o que sea como consecuencia del desarrollo de una actividad económica no gravada.

Ahora bien, es trascendental conocer que en algunos casos la U.A.E Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, podrá requerir la inscripción de otros sujetos diferentes de los que ya se han clasificado en este segmento.

Tal posibilidad de requerimiento obedece a los efectos del control de las obligaciones sustanciales y formales que administra la U.A.E Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.

¿En qué momento se debe hacer la inscripción al RUT?

Si no has realizado tu inscripción en el RUT, y estás dentro de las personas y entidades que se han presentado en el segmento anterior, y te preguntas en qué momento tienes que inscribirte al RUT, ten en cuenta que esta obligación debe hacerse de forma previa al:

  • Inicio a la actividad económica
  • Antes del cumplimiento de obligaciones administrativas por la DIAN
  • Previamente a la realización de operaciones en calidad de usuario aduanero, exportador o importador

De igual forma, si eres una persona natural que en el correspondiente año gravable adquiere la calidad de declarante del impuesto sobre la renta y complementario, entonces tu plazo para la inscripción en el Registro Único Tributario es hasta la fecha de vencimiento prevista para la presentación de tu respectiva declaración.

Pasos para hacer la inscripción RUT

Si eres una de las personas o entidades que deben hacer la inscripción RUT según lo detallado en el segmento de quiénes deben inscribirse en el Registro Único Tributario, entonces es importante que conozcas cuáles son los pasos para hacer tal inscripción.

A continuación, te brindamos un paso a paso que te permitirá hacer este trámite de forma fácil, rápida y segura:

  1. En primer lugar debes ingresar al portal oficial de la DIAN: www.dian.gov.co
  2. Una vez estés en la home del sitio, selecciona la opción Asignación de citas para tu cita RUT DIAN
  3. Lo siguiente es solicitar tu cita virtual, para ello debes escoger: “Inscripción o Actualización RUT Persona Natural o Jurídica”
  4. Elije el Punto de contacto más cercano a tu domicilio, y el sistema te arrojará el número de proceso
  5. Recibirás en tu correo un mensaje de confirmación para la cita
  6. Debes hacer clic en el enlace que encontrarás en el correo Recordación de cita
  7. Al hacer clic irás a una página donde tendrás que descargar el Formulario 001 del RUT Editable
  8. En la ventana de descarga, encontrarás también un listado de correos electrónicos para continuar tu trámite
  9. Debes copiar el correo que corresponde al punto de contacto que seleccionaste al momento de diligenciar la cita, envía allí el formulario que has descargado, ya diligenciado y una fotocopia de tu cédula escaneada

Es importante tener en cuenta que en el formulario descargado se te solicitará el código CIIU correspondiente a la actividad económica que realizas.

Para conocer cuál es el código puedes ir a la página de la Cámara de Comercio de tu ciudad y allí explorar según tu actividad económica.

De igual forma, debes saber que el asesor te solicitará una serie de documentos, si procede, y debes enviarlos al correo asignado antes de las 9am o 12pm, dependiendo del horario de tu cita.

El asesor se encargará de verificar los datos que has proporcionado, y te hará el envío del documento final, de manera que puedas firmarlo y escanearlo, y ésta será la versión original de tu RUT.

¿Qué pasa si pierdo mi cita?

En caso de no realizar los trámites a tiempo, y perder tu cita, tendrás que realizar todo el procedimiento de nuevo.

¿Cuánto vale el trámite del RUT?

Este procedimiento es gratuito, el trámite del RUT no tiene ningún costo. Por eso, si recibes mensajes, o se comunica contigo alguna persona en nombre de la DIAN para solicitarte el pago por la expedición del documento, debes denunciarlo ante la policía en la línea 123.

Cómo consultar RUT por cédula

La consulta del RUT por cédula es muy fácil de hacer, los pasos son sencillos y te los vamos a enumerar para que puedas realizar tu consulta en menos de 5 minutos.

  1. Si ya estás registrado, entonces dirígete al portal oficial de la DIAN: https://www.dian.gov.co/
  2. Encontrarás una columna lateral izquierda de color verde, ubica allí la sección de “Sitio web institucional”, haz clic allí
  3. Serás dirigido al portal, los dos pasos anteriores también puedes saltarlo si haces clic en el siguiente enlace: https://www.dian.gov.co/Paginas/Inicio.aspx
  4. Lo siguiente es ubicar en la columna lateral derecha la sección de Transacciones
  5. Allí haz clic sobre “Servicios a tu alcance”
  6. Ahora serás dirigido a otra página que te ofrecerá una serie de alternativas
  7. Haz clic sobre “Usuario Registrado”, y en este primer intento se desplegará una pestaña con un aviso e instrucciones
  8. Vuelve a “Usuario Registrado” y haz clic nuevamente para así ver la pestaña donde vas a rellenar tus datos
  9. Entre los campos debes elegir el de “a nombre propio”, así podrás escoger entre las opciones que incluye cédula de ciudadanía como documento para la consulta, también verás otros tipos de documentos para tu consulta
  10. Al seleccionar el tipo de documento, en el siguiente campo coloca el número que corresponde al documento, luego en el siguiente campo la contraseña y haz clic en ingresar

Es así como podrás realizar tu consulta estado RUT por cédula de ciudadanía, extranjería, con pasaporte, y muchas opciones más.

Cómo actualizar RUT

Es importante tener en cuenta en qué casos debe actualizarse el RUT, cómo actualizar RUT y qué sucede si no se hace.

En este segmento te presentaremos todos estos tópicos, de manera que puedas mantenerte al día con tu RUT y evitar las sanciones de no hacerlo.

A continuación, respuestas a las inquietudes más comunes sobre la actualización del RUT:

¿En qué casos se debe actualizar el RUT?

En primer lugar, debes saber que el RUT no tiene vigencia, lo que significa que solo se debe actualizar en casos relacionados al cambio de trabajo o actividad económica.

De la misma manera, debe actualizarse si has modificado aspectos como:

  • Dirección
  • Ubicación
  • Teléfono
  • Correo electrónico
  • Responsabilidades
  • Entre otros datos

De tal manera que, el RUT no requiere de actualización cada año.

Recuerda que en este documento se plasman datos específicos, por lo tanto las actualizaciones corresponden a casos de modificaciones de tales datos. Ahora bien, lo que sí es obligatorio es hacer el procedimiento de actualización dentro del mes en el que sucede el cambio.

¿Cuáles son las sanciones por no actualizar el RUT?

Como hemos dicho, es obligatorio realizar las actualizaciones en el mismo mes en que se hacen las modificaciones a los datos correspondientes al titular del RUT.

La misma DIAN establece las sanciones que se aplican a las personas que no adquieran el RUT cuando corresponde, o que no lo actualicen bajo los parámetros establecidos:

  • En el caso en que no se haga la inscripción al RUT antes del inicio de una actividad el establecimiento, local o sitio comercial será clausurado un (1) día por cada mes o fracción de mes de atraso
  • Además, si el negocio no cuenta con un lugar físico se deberá cancelar una multa de una (1) UTV por cada día de retraso
  • De la misma forma, la DIAN sancionará si en el establecimiento no se encuentra exhibido el documento al público por parte del responsable, clausurando el lugar durante tres días hábiles
  • Ahora bien, en cuanto a la actualización, si el RUT no se actualiza al mes siguiente que se genera el cambio, se tendrá que cancelar una multa de un (1) UTV por cada día de retraso en la actualización.
  • En caso de registrar información o datos falsos o incompletos se deberá cancelar una multa equivalente a cien (100) UTV

Como se puede ver, las sanciones están claramente establecidas, por lo que resulta conveniente atender a las instrucciones y realizar tanto la inscripción, como las debidas actualizaciones, dentro de los parámetros establecidos por la DIAN.

Pasos para actualizar el RUT

Ahora que ya conoces en qué casos actualizar el RUT y qué ocurre si no lo haces, te presentaremos los pasos para llevar a cabo la actualización que aplique en tu caso.

Los pasos son sencillos, y puedes hacerlo desde tu hogar u oficina, solo debes contar con:

  • Una PC o Laptop con el programa PDF instalado
  • Debes instalar también Flash, pues solo así podrás visualizar el portal web de la DIAN con más facilidad
  • Te recomendamos que a la hora de la consulta para la actualización, uses el navegador Mozilla Firefox pues tiene mejor relación con el portal y sus funciones
  • Por supuesto, asegúrate de contar con una conexión estable de Internet

Si cuentas con tales condiciones, entonces podrás hacer la actualización sin contratiempos ni inconvenientes.

A continuación, los pasos para actualizar RUT:

  1. Para la actualización ingresa directamente a este enlace: https://muisca.dian.gov.co
  2. Como ya tienes inscripción RUT, debes escoger el tipo de documento para la consulta, el número del documento, y apuntar tu contraseña para iniciar sesión haciendo clic en el botón de “Ingresar”
  3. Al ingresar, ya tendrás una sesión activa en la plataforma del RUT, debes buscar en el lado izquierdo de la pantalla en ítem “Favoritos”, que es el número 15
  4. Te encontrarás con la opción de “Actualizar RUT”, debes hacer clic y entonces se desplegará una nueva pantalla que te permitirá iniciar con el proceso de actualización de los datos
  5. Suponiendo que ya hayas ingresado a la plataforma y no hayas completado el proceso, entonces la plataforma ya habrá guardado los cambios ingresados, así que solo debes darle clic a la opción de “Continuar”
  6. Lo siguiente consiste en seleccionar la hoja del RUT que requiere de actualización, según el tipo de trámite que te solicite la actualización
  7. Podrás navegar entre todos los datos de tu Registro Único Tributario
  8. Ten en cuenta que la plataforma Muisca se encarga de generar el número de formulario que haya sido asignado para el trámite, y así podrás hacer la actualización, sin este número de formulario no podrás completar todo el procedimiento
  9. Una vez realizado los cambios, verificado el número y seleccionada la hoja de actualización del RUT puedes hacer clic en el botón de “Enviar”
  10. Es así como tendrás garantía de que la información que has suministrado efectivamente se enviará a la DIAN, ten en cuenta que este paso es trascendental pues de ello depende la formalización de la actualización
  11. Finalmente, debes confirmar tal formalización, para ello haz clic en “Formalizar”, y habrás completado el trámite

Después de dar los pasos enumerados, podrás acceder a la opción de impresión de la actualización de tu RUT. De manera que tienes la opción de obtener el formulario en PDF con toda la información del RUT actualizada.

Al terminar con todo el procedimiento, recuerda salir del sistema, para esto tan solo es necesario hacer clic en el botón de “Salir”.

De igual forma, ten en cuenta que toda la información que hayas suministrado debe ser verdadera y verificable.

Recomendaciones finales para una correcta actualización de RUT

Para una correcta actualización, asegúrate de seguir las recomendaciones que te presentamos, a continuación:

  • Ten cuidado de guardar los cambios que vayas realizando, en cada una de las hojas de actualización del RUT podrás encontrar un botón para guardar los cambios
  • Ten en cuenta que la plataforma te da la opción de enviar una confirmación de los cambios a tu correo electrónico, te recomendamos tomar este tipo de verificación también
  • De igual forma, tal y como hemos señalado en el segmento anterior, después de hacer el trámite verifica que hayas salido del sistema

Cómo contactar con la DIAN

La DIAN pone a disposición de los usuarios una serie de medios de atención al cliente. Por tanto, si tienes alguna duda o pregunta relacionada con el RUT, sobre el proceso de consulta u otros aspectos, puedes hacer uso de los principales medios de atención.

Es así como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales te brindará la asistencia que necesitas y resolverá cualquier inconveniente que tengas con tu RUT o el proceso de inscripción.

Teléfono de DIAN

El número de teléfono que está a disposición para Cali, Medellín y Bucaramanga es el 057(1) 3556923.

Dirección de la DIAN para consultas

Si quieres ir personalmente a la información, ten en cuenta que puedes acceder a una agencia cercana a tu domicilio.

En este caso te recomendamos consultar la dirección más conveniente para ti en este enlace:  https://www.dian.gov.co/atencionciudadano/contactenos/Paginas/PuntosContacto.aspx

Redes sociales

Otro recurso de contacto, y de seguimiento para estar al día con las novedades es las redes sociales oficiales de la DIAN, estas son:

De manera que, si tienes alguna duda, explora entre los medios de contactos más convenientes para ti.

Conclusión

Ahora que ya tienes toda la información relacionada al RUT y los procedimientos que corresponden, te invitamos a realizar tus trámites con plena confianza.

Recuerda mantener tu RUT actualizado y evitar sanciones, para ello sigue los pasos indicados, y si todavía no has hecho tu inscripción al RUT, entonces es hora de hacerlo.

Esperamos que puedas completar cada procedimiento con éxito. De igual forma, ten en cuenta que las personas jurídicas tienen otras opciones de trámites en el portal web.

Por ejemplo, las Personas jurídicas deben hacer la radicación de las Solicitudes Especiales, entre las que se pueden mencionar Cese de Actividades Impuestos sobre las Ventas y Cancelación de la Inscripción en el Registro Único Tributario, todo esto es posible haciendo uso de la Firma Electrónica.

Por otra parte, las personas naturales también pueden hacer otros trámites a través del portal de la DIAN como hacer la radicación de las Solicitudes Especiales, esto lo pueden realizar teniendo firma electrónica.

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